INTRODUCCIÓN
Todas estos instrumentos
se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información
que será útil a una investigación
en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe
seguir en el proceso
de recolección de
datos, con las técnicas ya antes nombradas.
TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS
Los analistas utilizan una
variedad de métodos
a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas,
cuestionarios, inspección de registros
(revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas.
Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo
de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
Las entrevistas se
utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que
propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales
son usuarios actuales del sistema
existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que
proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista
puede entrevistar al personal
en forma individual o en grupos
algunos analistas prefieren este método
a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las
entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro de una organización,
la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el
analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un
intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación
entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de
las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por
parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista
ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de
simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del
estudio.
Preparación de la
Entrevista
- Determinar la posición que ocupa de la
organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas,
actividades, etc. (Investigación).
- Preparar las preguntas que van a plantearse, y
los documentos
necesarios (Organización).
- Fijar un límite de tiempo
y preparar la agenda para la entrevista.
- Elegir un lugar donde se puede conducir la
entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
- Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la
Entrevista
- Explicar con toda amplitud el propósito y alcance
del estudio (Honestidad).
- Explicar la función
propietaria como analista y la función que se espera conferir al
entrevistado. (Imparcialidad).
- Hacer preguntas específicas para obtener
respuestas cuantitativas (Hechos).
- Evitar las preguntas que exijan opiniones
interesadas, subjetividad y actitudes
similares (habilidad).
- Evitar el cuchicheo y las frases carentes de
sentido (Claridad).
- Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir
juicios de valores.
(Objetividad).
- Conservar el control
de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de
la cuestión.
- Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose
de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
- Escribir los resultados (Documentación).
- Entregar una copia al entrevistado, solicitando
su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
- Archivar los resultados de la entrevista para
referencia y análisis
posteriores (Documentación).
Recabar datos mediante la
Entrevista
La entrevista es una
forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de
los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos
sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles
en ningún otra forma.
En las investigaciones
de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información
importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones
narrativas de actividades o problemas,
mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o
cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información
cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de
datos cuantitativos.
Son valiosas las
opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer
el trabajo;
las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas.
La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa
o incluso resistencia
potencial para las aplicaciones de desarrollo;
más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de
alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación del tipo de Entrevista
La estructura
de la entrevista varia. Si el objetivo
de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente
elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y
respuesta libres
Las entrevistas
estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para
las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas
abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca
apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las
preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de
respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan
en un mismo conjunto de posible respuestas.
Los analistas también
deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar
respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de
preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de
las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más
tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo
radica en la preparación, administración
y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.
Selección de Entrevistados
Realizar entrevistas
toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar
toda la información que se necesite en la investigación;
incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los
otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los
niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor
parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración
de inventarios
pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal
de almacén
y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que
realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más
importante.
Realización de Entrevista
La habilidad del
entrevistador es vital para el éxito
en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista
depende del conocimiento
del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica
como de las preguntas por realizar a una persona
determinada.
El tacto, la
imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una
entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier
oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación
enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia
de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina
de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo
"Estamos aquí para resolver su problema".
A través de la
entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes
preguntas:
- ¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
- ¿Por qué me lo está diciendo a mí ?
- ¿Qué está olvidando?
- ¿Qué espera está persona que haga yo?
Se ha dicho que Estados Unidos
ya no es una "sociedad
industrial", sino una "sociedad de información". Esto es,
nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en la producción
de bienes
y servicios
necesarios para nuestra supervivencia y comodidad.
Nuestra "sociedad",
requiere un rápido y preciso flujo de información sobre las preferencias,
necesidades y comportamiento
de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica
de información por el gobierno,
el comercio
y las instituciones
sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.
Hoy en día la palabra
"encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de
obtener información de una muestra
de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población
bajo estudio.
Por ejemplo, antes de
una elección, una muestra de electores es interrogada para determinar cómo los
candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una
encuesta al mercado
potencial antes de introducir un nuevo producto…
una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener información para
evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.
No tan sólo las encuestas
tienen una gran variedad de propósitos, sino que también pueden conducirse de
muchas maneras, incluyendo por teléfono,
por correo o en persona.
Aún así, todas las encuestas
tienen algunas características en común.
A diferencia de un
censo, donde todos los miembros de la población son estudiados, las encuestas
recogen información de una porción de la población de interés,
dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una
encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de
personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es
seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga
una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados
pueden ser proyectados con seguridad
de la muestra a la población mayor. La información es recogida usando procedimientos
estandarizados de manera que a cada individuo
se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intención
de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar,
son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.
Una "encuesta"
recoge información de una "muestra." Una "muestra" es
usualmente sólo una porción de la población bajo estudio.
El estándar de la industria
para todas las organizaciones
respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca
puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la
encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas
y gráficas
estadísticas.
¿Cuán grande debe ser la muestra?
El tamaño de muestra
requerido en una encuesta depende en parte de la calidad
estadística
necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está relacionado en
cómo esos hallazgos serán usados.
Aún así, no hay una
regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las
encuestas. Mucho de esto depende de los recursos
profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran
que una muestra de tamaño moderado es suficiente estadística y
operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales
frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener información razonable
sobre actitudes y opiniones nacionales.
Cuando nos damos cuenta
que una muestra apropiadamente seleccionada de sólo 1,000 individuos puede
reflejar varias características de la población total, es fácil apreciar el valor
de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja
como la nuestra. Las encuestas proveen medios
rápidos y económicos de determinar la realidad de nuestra economía
y sobre los conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos
de las personas.
¿Quién lleva a cabo las Encuestas?
Todos conocemos sobre
las encuestas de opinión pública que son reportadas por los medios
informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris
emiten informes
periódicos describiendo la opinión pública
nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en
las áreas metropolitanas, frecuentemente con el apoyo económico de algún periódico
o estación de televisión
local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y
televisión,
así como revistas nacionales de noticias
también llevan a cabo encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la
gran mayoría de las encuestas no son de opinión pública. La mayoría están
dirigidas a un propósito administrativo, comercial o científico. La gran
variedad de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con la
siguiente lista de usos reales:
- Las cadenas mayores de televisión confían en
encuestas que le dicen cuántas y qué tipo de personas ven sus programas.
- Statistics Canadá lleva a cabo encuestas
continuas de panel sobre niños
(y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras.
- Es una buena práctica nunca identificar los
participantes individuales. El tamaño de la muestra depende de las metas
estadísticas y de los recursos disponibles para la encuesta.
- Los fabricantes de automóviles usan encuestas
para determinar cuán satisfechos están las personas con sus autos.
- El Negociado del Censo de los Estados Unidos
lleva a cabo encuestas cada mes para obtener información sobre empleo
y desempleo
en la nación.
- La
Agencia para la Política e
Investigación sobre Cuidado de Salud
de los Estados Unidos auspicia una encuesta periódica para determinar
cuanto dinero
está gastando la gente en los distintos tipos de cuidado médico.
- Las autoridades de transportación local conducen
encuestas para obtener información
- sobre los hábitos de viaje y transportación de
las personas.
- Las revistas y revistas profesionales usan
encuestas para conocer qué leen sus suscriptores.
- Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa
nuestros parques nacionales y
- otras facilidades recreativas.
Las encuestas proveen
una fuente importante de conocimiento científico básico. Economistas,
sicólogos, profesionales de la salud y sociólogos llevan a cabo encuestas para
estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos
en los hogares, las raíces del prejuicio
étnico o racial, las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las
personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la vida
familiar de mujeres que trabajan fuera del hogar.
¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta?
Podemos clasificar las
encuestas también por su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones
y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se
preocupan por características o comportamiento reales (tal como la salud de las
personas, vivienda, gastos del consumidor
o hábitos de transportación).
Muchas encuestas
combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser preguntados si
han oído ó
leído sobre algún asunto… qué saben sobre él… su opinión… con cuanta firmeza
sienten y por qué… su experiencia sobre el asunto… y ciertos datos personales
que ayudará al analista a clasificar sus respuestas (tal como edad, género,
estado
civil, ocupación y lugar de residencia).
Las preguntas pueden ser
abiertas ("¿Por qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba usted o
desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que
evalúe un candidato político o un producto usando alguna escala,
o pueden solicitarle que ordene varias alternativas.
Algunas encuestas
enfocan sobre opiniones otras sobre hechos.
La forma en que se hace
una pregunta puede afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo,
una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy
similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "¿Favorece recortar
programas tales como el seguro social,
medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de reducir el déficit
presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron
11%. (2) ¿Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para
reducir el déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%,
no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas,
tomando cinco minutos o menos - o puede ser bastante extenso - requiriendo una
hora o más de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y
acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos ítemes de
información, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes
en una sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les
preguntará sobre una docena de preguntas sobre un tema, una media docena sobre
otro tema y así sucesivamente.
Como los cambios en
actitudes o comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola
entrevista, algunas encuestas usan un diseño de panel, en el cual los
mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o más. Tales encuestas
son usadas comúnmente durante una campaña electoral o para trazar la salud de
una familia
o su patrón de compras
durante un período de tiempo.
¿Quién trabaja en las Encuestas?
El trabajador de
encuestas mas conocido por el público es el entrevistador que llama por
teléfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en
un centro comercial.
Tradicionalmente, las
entrevistas para encuestas, aunque requieren ocasionalmente largos días de
trabajo en el campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo
parcial. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para
personas que no deseaban empleo a tiempo completo o que querían suplementar su
ingreso regular.
Cambios en el mercado de
trabajo y en el nivel de automatización
de las encuestas han comenzado a alterar este patrón -aumentando el número de
encuestadores que buscan trabajar a tiempo completo. La experiencia no es
usualmente requerida para un empleo de entrevistador, aunque las destrezas
básicas en el uso de computadoras
adquieren cada día más importancia.
La mayoría de las
organizaciones que hacen investigación proveen su propio adiestramiento
para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para entrevistar
están la habilidad para acercarse a personas extrañas (en persona o por
teléfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el público es
el entrevistador pero hay muchos otros.
Persuadirles a
participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las instrucciones al
pie de la letra.
Menos visible, pero de igual
importancia es el personal de la oficina, quienes -entre otras cosas-
planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas,
procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la
encuesta.
En la mayoría de las
organizaciones de investigación por encuestas, el personal gerencial habrá
tomado cursos graduados de métodos de encuestas y poseen grados universitarios
avanzados en estadísticas, sociología,
sicología, mercadeo,
alguna materia
afín ó poseerán experiencia equivalente.
Los supervisores de
nivel intermedio y los asociados de investigación frecuentemente tendrán
trasfondos académicos similares a los gerentes o habrán avanzado desde las
filas de los entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia
y experiencia.
¿Qué sobre la confidencialidad e integridad?
La confidencialidad de
los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de
todas las organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado del
Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos están protegidos
por ley
(Título 13 del Código
Legal de Estados Unidos). En Canadá, la
Ley de Estadísticas garantiza la confidencialidad de los
datos recogidos por Statistics Canadá, y otros países tiene salvaguardas
similares.
Varias organizaciones
profesionales que tienen que ver con métodos de encuestas tienen un código de ética
(como la
Asociación Estadística Americana) que establecen reglas para
mantener la confidencialidad de las respuestas en encuestas. La política
recomendada para que las organizaciones de encuestas salvaguarden la
confidencialidad incluye:
- Usar códigos numéricos para vincular al
participante con su cuestionario y guardar la
información sobre el
vínculo nombre-código en un lugar aparte.
- Negarse a proveer los nombres y direcciones de
los participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la
organización de encuestas, incluyendo a sus clientes.
- Destruir cuestionarios e información que pueda
servir para identificar los participantes
luego que sus respuestas
se hayan entrado a la computadora.
- Omitir los nombres y direcciones de los
participantes en la encuesta de los archivos
de computadora usados para análisis.
- Presentar tabulaciones estadísticas usando
categorías amplias para que los participantes individuales no puedan ser
identificados.
La confidencialidad de los
datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de
todas las organizaciones de encuesta respetables
Los cuestionarios
proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen
ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e
inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse
cuidadosamente para una máxima efectividad.
Recolección de datos mediante
cuestionarios
Para los analistas los
cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran
número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a
cabo largos estudios en varios departamento, se puede distribuir los
cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación
al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que
responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas
entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y
puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas o
estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos
más confiable.
Selección de formas para cuestionarios
El desarrollo y distribución
de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse
en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las
preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de
cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se
aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles
respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan
ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas,
los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer
los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al
explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios
para estudiar los métodos de verificación de crédito,
es un medio.
El formato abierto
proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones
de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de
un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado
limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso
estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este
formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza
a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los
aspectos importantes.
Otra técnica útil para
el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las
personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la
observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e
ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de
estudiar a las personas en sus actividades de grupo y
como miembros de la organización.
El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que
se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo,
cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.
"¡Ver es creer!
Observar las operaciones
la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.
Tipos de Observación
El analista de sistemas
puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o
actitud
sin que el observado se dé cuenta y su interacción
por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia
para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las
condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin
intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente
de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con
las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar
respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación para la observación
- Determinar y definir aquella que va a observarse.
- Estimular el tiempo necesario de observación.
- Obtener la autorización de la gerencia para
llevar a cabo la observación.
- Explicar a las personas que van a ser observadas
lo que se va a hacer y las razones para ello.
Conducción de la observación
- Familiarizarse con los componentes físicos del
área inmediata de observación.
- Mientras se observa, medir el tiempo en forma
periódica.
- Anotar lo que se observa lo más específicamente
posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.
- Si se está en contacto con las personas
observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o
que impliquen un juicio de valores.
- Observar las reglas de cortesía y seguridad.
Secuela de la observación
- Documentar y organizar formalmente las notas,
impresionistas, etc.
- Revisar los resultados y conclusiones junto con
la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de
sistemas.
Los diccionarios
de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí
mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de
la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional
sobre el sistema. Esta sección analiza que es un diccionario de
datos, por qué se necesita en el análisis de flujo de datos y como
desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad
para describir los diccionarios de datos.
Un diccionario de datos
es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de
flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un
sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento
de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y
descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean
conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le conoce
en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de
encontrar las respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.
El diccionario de dato
se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista
involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo,
como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se
utiliza durante el diseño del sistema.
En informática,
base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de
información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos,
puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es
decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes,
sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la
totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus
ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas
utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes.
Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de
información que describe.
Descripción de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el
diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos
utilizados o producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un
nombre de dato, descripción,
sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para
éste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para distinguir un dato
de otro, los analista les asigna nombre significativos que se utilizan para
tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo
de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma
significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura
es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.
Descripción de los Datos
Establece brevemente lo
que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para
FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma
(para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió.
Las descripciones de
datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en
relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las
palabras deben se entendible para el lector
Alias
Con frecuencia el mismo
dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice.
El uso de los alias deben evitar confusión. Un diccionario de dato
significativo incluirá todos los alias.
Longitud de campo
Cuando las
característica del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de
desarrollo del sistemas, será importante conocer la cantidad de espacio que
necesita para cada dato.
Valores de los datos
En algunos proceso solo
se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas compañías con
frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una
letra para indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas que las
descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y
después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que
simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.
La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de
información; se lleva a cabo por medio
de entrevistas,
cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los
sistemas de información logrando sus metas y objetivos.
El analista debe de
demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su
honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación,
comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las
herramientas antes mencionada.
La entrevista, se lleva
a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el Jefe de
Operaciones.
Utilizando
procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.
El cuestionario, es otra
de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo
un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo que
desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el
cuestionario.
La observación, se
emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptación
científica.
El diagrama de flujo, es
el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.
El diccionario de datos, se
aplica para la examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez
registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.
